Nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức các hội nghị, cuộc họp trên địa bàn huyện Bảo Yên
Trong quá trình triển khai chương trình, nhiệm vụ công tác của các cơ quan, ngành, đơn vị, địa phương, không thể thiếu việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị với sự tham gia của các thành viên liên quan. Tại đây, các đại biểu được nhận tài liệu, nghe phổ biến và cùng thảo luận về nội dung đã đề ra.
Chúng ta không thể phủ nhận ý nghĩa quan trọng của việc tổ chức hội nghị, cuộc họp để triển khai công việc, nhất là đối với những vấn đề sẽ có nhiều ý kiến khác nhau và những công việc cần sự tham gia góp ý, tham mưu, đề xuất của đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên. Đến với các cuộc họp, hội nghị cùng với việc tiếp thu những ý kiến chỉ đạo của cấp trên để triển khai tốt công việc, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác. Không ít những vấn đề còn vướng mắc, chưa rõ ràng, thậm chí "trái chiều" nhau đã được giải quyết triệt để thông qua các cuộc họp.
Tuy nhiên, trong thực tế, việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị tại một số địa phương, đơn vị đang có dấu hiệu bị lạm dụng như: tổ chức quá nhiều cuộc họp, hội nghị, trong đó có những cuộc họp không thật sự cần thiết và hoàn toàn có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, ...; có không ít cuộc họp được lồng ghép quá nhiều nội dung. Không ít những cuộc họp, hội nghị với chủ đề triển khai công tác năm cùng nhiều vấn đề cần được trao đổi, thảo luận nhưng đại biểu khi phát biểu ý kiến chỉ liệt kê thành tích, kết quả đạt được, còn những việc sẽ làm, những vấn đề đang đặt ra thì đề cập sơ sài, chiếu lệ; Có cuộc họp chỉ được tổ chức trong một buổi, nhưng phần diễn văn khai mạc, chào mừng và đề dẫn đã "chiếm" quá dài... chưa kể việc các đại biểu dự họp nhưng đến muộn, làm việc riêng và về sớm... Chất lượng, hiệu quả các cuộc họp, hội nghị đã và đang là vấn đề cấp thiết cần được quan tâm, giải quyết.
Trong những năm qua, công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Huyện ủy Bảo Yên đã có nhiều đổi mới, sáng tạo mang lại hiệu quả thiết thực thông qua việc giảm bớt số lượng hội nghị, cuộc họp. Ngoài việc tổ chức các hội nghị thường kỳ như hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy... theo quy định thì việc tổ chức các hội nghị đột xuất, chuyên đề diễn ra trên địa bàn huyện đều được tổ chức phù hợp với thực tế của địa phương, hiệu quả, tiết kiệm. Các hội nghị của Huyện ủy Bảo Yên đã có nhiều đổi mới trong công tác tổ chức mang lại hiệu quả, giảm thiểu thủ tục hành chính, cụ thể như: Một số hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ huyện được tổ chức với quy mô mở rộng, thành phần triệu tập gồm cả các đồng chí Bí thư các chi, đảng bộ trực thuộc, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND các xã, thị trấn, thủ trưởng các cơ quan ban, ngành, đoàn thể huyện; đối với hội nghị giao ban công tác dân vận, dân tộc, tôn giáo tại nhiệm kỳ 2015-2020 đã đổi mới thành hội nghị giao ban công tác Đảng, đoàn thể với thành phần và nội dung triển khai tại hội nghị mở rộng hơn. Bên cạnh đó, việc lồng ghép triển khai các nhiệm vụ trong cùng một hội nghị cũng được thực hiện thường xuyên mang lại hiệu quả nhất định giúp hội nghị và đại biểu tiết kiệm được về thời gian, kinh phí...
Đối với các hội nghị được tổ chức theo hình thức thông thường được tổ chức thực hiện tốt việc bảo đảm đúng, đủ thành phần đại biểu tham dự. Nội dung các cuộc họp, hội nghị đều được chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, khoa học, trọng tâm, đảm bảo đúng yêu cầu và thời gian. Người được phân công trình bày tại các hội nghị, cuộc họp chỉ trình bày tóm tắt nội dung hoặc chỉ báo cáo tổng hợp ý kiến đóng góp của đại biểu vào báo cáo (kết hợp với việc gửi tài liệu trước cho đại biểu tự nghiên cứu); hạn chế đọc toàn văn tài liệu. Đều dành thời gian thảo luận thỏa đáng, các ý kiến phát biểu dân chủ, cởi mở thẳng thắn, mang tính xây dựng, có tính thống nhất cao và cách điều hành khoa học đã góp phần thành công của các hội nghị, cuộc họp. Thời gian các cuộc họp đều đảm bảo đúng quy định cho từng loại cuộc họp, không kéo dài thời gian họp và kết thúc theo quy định. Việc kết luận hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo đã rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian hoàn thành và điều kiện, tiến độ thực hiện…
Thời gian gần đây, các hội nghị trực tuyến, trực tiếp qua sóng truyền hình được áp dụng thường xuyên hơn, nhất là đối với các hội nghị bồi dưỡng, cập nhập kiến thức, hội nghị học tập, quán triệt, triển khai các nghị quyết của Đảng,... từ điểm cầu Tỉnh ủy đến huyện, xã giúp cho các đại biểu ở cơ sở đều có thể tham dự, đồng thời số lượng người theo dõi hội nghị cũng nhiều hơn hội nghị thông thường.
Để nâng cao hiệu quả chất lượng hội nghị, cuộc họp của các cấp ủy, cơ quan chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị các điều kiện để tổ chức các hội nghị, cuộc họp cần tuân thủ các nguyên tắc:
Luôn đảm bảo được tính thiết thực, tiết kiệm, chất lượng và hiệu quả.
Đơn giản hoá quy trình thủ tục tiến hành, giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công. Trong các cuộc họp, hội nghị đều trưng tập các ý kiến thảo thuận của thành phần dự họp và đồng chí lãnh đạo chủ trì hội nghị là người đưa ra kết luận cuối cùng cho hội nghị. Các hội nghị, cuộc họp nên dành thời gian để thảo luận trực tiếp vào nội dung, vấn đề; tránh lan man, kể lể thành tích, không trình bày toàn văn những văn bản đã phát tới đại biểu.
Việc tổ chức các hội nghị luôn được xác định rõ về mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian hội nghị. Hạn chế tổ chức các cuộc họp kéo dài nhiều ngày; đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển giao tài liệu, triển khai văn bản.
Các hình thức tổ chức hội nghị luôn đề cao tính khoa học, lồng ghép các nội dung nhằm tiết kiệm, giảm thiếu các chi phí liên quan đến hội nghị.
Trong quá trình tổ chức hội nghị đều được thực hiện nghiêm túc, gắn trách nhiệm đến từng tập thể, cá nhân trong việc thực hiện các nội dung đưa ra tại hội nghị. Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu vấn đề, chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để có được những ý kiến góp ý xác đáng. Người đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc.
Việc đổi mới trong công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp nhằm gắn trách nhiệm của từng cơ quan, cá nhân trong lĩnh vực phụ trách, đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc, tăng cường việc lãnh, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền các cấp; là một nhiệm vụ cần sự tham gia tích cực của toàn hệ thống chính trị trong thời gian tiếp theo.
Nguyễn Vân Hạnh Văn phòng Huyện ủy Bảo Yên